Een functieprofiel is een kompas, geen kooi

“Dat staat niet in mijn functieomschrijving.”

Ik hoor het eigenlijk nooit meer als weigering. Vaker als constatering, bijna verontschuldigend. Van iemand die allang ander werk doet dan er op papier staat. En die niet meer precies weet waar ze nu eigenlijk op beoordeeld wordt.

Bij FlowLobby zien we het in veel organisaties: het functieprofiel loopt achter op het werk. Taken zijn verschoven door AI en nieuwe systemen. Teams werken hybride en in wisselende samenstellingen. De rol die ooit netjes is beschreven, vaak bij de laatste vacature of reorganisatie, bestaat in die vorm allang niet meer.

De reflex is dan: alles opnieuw opschrijven. Maar wie het functieprofiel nu tot op de laatste taak dichttimmert, heeft over een jaar precies hetzelfde probleem. Wat je nodig hebt, is een functieprofiel dat richting geeft zonder je vast te zetten. Een kompas, geen kooi.

Het werk beweegt sneller dan het papier

Dat gevoel staat niet op zichzelf.

• Werkgevers verwachten dat 39 procent van de kernvaardigheden van medewerkers vóór 2030 verandert, blijkt uit het Future of Jobs Report 2025 van het World Economic Forum.
• In de Global Human Capital Trends van Deloitte zegt 63 procent van de leidinggevenden dat medewerkers bezig zijn met team- en projectwerk dat buiten hun huidige functieomschrijving valt. En 81 procent ziet dat werk steeds vaker over de grenzen van afdelingen heen gebeurt.

Deloitte noemt in hetzelfde onderzoek een herkenbaar signaal: organisaties die veel tijd kwijt zijn aan het steeds weer aanpassen van functieomschrijvingen aan veranderend werk. Dat is geen administratief probleem. Het laat zien dat de manier waarop we rollen beschrijven niet meer past bij hoe werk tegenwoordig beweegt.

Twee valkuilen: te strak of te vaag

Als organisaties hun functieprofielen gaan updaten, zien we ze vaak in een van twee kuilen vallen.

Te strak. Een lange lijst taken, systemen en procedures. Het voelt grondig, maar het veroudert het snelst. Medewerkers houden zich eraan vast (“niet mijn taak”) of negeren het helemaal. En in werving selecteer je op het werk van gisteren.

Te vaag. Flexibel, proactief, teamspeler, stressbestendig. Het past op iedereen en zegt dus niets. Dan beslist bij de volgende vacature toch weer het onderbuikgevoel. (Over die valkuil in werving schreven we eerder in Moeite met het vinden van de juiste mensen?)

Het antwoord zit niet in het midden tussen die twee. Het zit in een andere vraag.

Wat verandert er, en wat blijft?

Taken veranderen snel. Maar wat een rol vraagt aan gedrag, is vaak stabieler dan je denkt.

Neem een planner in een logistiek bedrijf die nieuwe planningssoftware krijgt. Een groot deel van het rekenwerk wordt overgenomen. De takenlijst in het functieprofiel klopt dus niet meer. Maar de rol vraagt nog steeds rust als het misgaat, oog voor detail en snel schakelen met chauffeurs en klanten.

Of juist niet. Misschien vraagt de rol nu vooral méér schakelen en minder rekenen. Dan is niet alleen de taak veranderd, maar ook het type persoon dat er goed in gedijt.

Precies dat onderscheid maken de meeste functieprofielen niet. Ze beschrijven wat iemand doet, maar niet hoe het werk gedaan moet worden. En juist dat tweede bepaalt of iemand er energie van krijgt of er langzaam op leegloopt.

Functieprofiel updaten zonder het vast te zetten

Wat kun je doen als je je functieprofielen wilt vernieuwen, maar ruimte wilt houden voor wat nog komt?

• Begin bij het resultaat, niet bij de taken. Waarvoor bestaat deze rol? Wat moet er over een jaar anders of beter zijn doordat iemand dit werk doet? Dat verandert minder snel dan de route ernaartoe.
• Splits kern en context. De kern: doel, verantwoordelijkheden en de gedragsvraag van de rol. De context: taken, tools en systemen. Zet die context in een apart blok dat je makkelijk bijwerkt, zonder dat het hele profiel op de schop moet.
• Laat meerdere mensen meekijken. De leidinggevende, een directe collega, iemand die de rol nu vervult, een interne klant. Verschillen in hun antwoorden zijn geen ruis. Vaak zit daar precies de spanning die al maanden in het team voelbaar is.
• Update bij verandering, niet alleen volgens planning. Werkgeversvereniging AWVN adviseert om functieprofielen bij voorkeur om de twee, drie jaar te beoordelen, en bij grote veranderingen zo snel mogelijk. Een nieuw systeem, een reorganisatie, een team dat anders wordt samengesteld, een vacature: dat zijn de momenten om het profiel even naast de praktijk te leggen.
• Gebruik het profiel als gesprek, niet als contract. Ook met zittende medewerkers. Wat vraagt de rol nu? Waar krijg jij energie van? Waar schuurt het? Zo wordt het functieprofiel een levend document in plaats van een bijlage bij de arbeidsovereenkomst.

Waar The Predictive Index helpt

In onze trajecten gebruiken we hiervoor de PI Job Assessment van The Predictive Index®. De mensen die met de rol te maken hebben, beantwoorden vragen over wat de functie vraagt. Daaruit ontstaat een doelprofiel, een Job Target, met de gedragsdrijfveren en het cognitieve niveau die bij succes in die rol horen. Wil je dat, dan kun je dat doelprofiel in PI nog afstemmen op de teamdynamiek en de omgeving.

Wat ik er zelf het waardevolst aan vind, is niet de uitkomst. Het is het gesprek dat ontstaat wanneer de leidinggevende iets heel anders invult dan de directeur. Of wanneer blijkt dat het team een rol heel anders ziet dan HR. Dan wordt in één keer zichtbaar waarom iemand in die rol het gevoel heeft dat hij het nooit goed kan doen.

Zo’n Job Target vormt dan de kern van je functieprofiel: de gedragsvraag die blijft, terwijl taken en tools mogen bewegen. En je gebruikt hem niet alleen bij werving. Je zet de Job Assessment net zo goed in voor bestaande, al bezette rollen. Leg je het gedragsprofiel van een medewerker ernaast, dan zie je waar de rol bij iemand past en waar het energie kost. Niet om mensen af te rekenen, maar om te weten waar steun nodig is.

Een honderd procent match bestaat trouwens zelden. Dat hoeft ook niet. Het verschil laat zien waar je als leidinggevende het verschil kunt maken.

Tot slot

Een functieprofiel dat nooit verandert, beschrijft een organisatie die niet meer bestaat. Een profiel dat alles openlaat, beschrijft niets.

De kunst zit ertussen: helder over wat de rol vraagt, en eerlijk over wat nog in beweging is.

Benieuwd hoe gedragsdata eruitziet? Doe de gratis PI-gedragsassessment en ervaar zelf wat het oplevert. Wil je weten wat jouw rollen op dit moment écht vragen? Neem gerust contact op, ik denk graag een keer mee.