De startfase van een team is de forming fase! In dit blog ga ik verder in op deze fase en geef ik vier tips voor de forming fase, juist wanneer je in een online omgeving werkt.
In mijn vorige blog met de inleiding van het Tuckman Team Development Model, gaf ik al aan dat de forming fase, de fase is waarin het team wordt samengesteld. Het wordt ook wel de beleefdheidsfase genoemd: iedereen doet zijn of haar best om zich zo goed mogelijk te presenteren en is enthousiast om aan de slag te gaan. In deze fase zijn instructies en richting van de teamleider belangrijk.
Forming fase heb je niet alleen met een geheel nieuw team
Bijzonder is dat wanneer er een nieuw teamlid komt of een teamlid weggaat, je weer te maken hebt met de forming fase. Belangrijk om dit te beseffen, zeker als je online samenwerkt. Want dan is er ook sprake van een andere dynamiek en is het goed hier bij stil te staan.
In 2020 zijn we massaal thuis gaan werken. Hierdoor is de dynamiek van het team sterk veranderd, waardoor ik denk, dat je ook in deze situatie zelfs kon spreken van een forming fase. Belangrijk is namelijk dat de leider van het team aandacht besteedt aan de regels, uitleg geeft hoe het team er nu uitziet en wat je van elkaar verwacht in deze nieuwe situatie. Interessante vraag om jezelf te stellen is of dat in jullie team heeft plaatsgevonden. De aandacht en uitleg kan invloed hebben gehad op hoe snel jullie weer in een andere fase terecht kwamen en een goede modus hebben gevonden om samen te werken.
Maar terug naar het hier en nu: wat als je een nieuw teamlid krijgt of er iemand vertrekt? Hoe kan je hier (online) aandacht aan besteden? Zoals in het vorige blog benoemt, is het belangrijk dat elke fase doorlopen wordt. Hieronder volgen vier tips voor de forming fase, waarbij ik er van uit ga dat er een nieuw teamlid bij komt – waarbij deze al kennis heeft gemaakt met de teamleider.
Vier tips voor de forming fase bij het online werken
Ten eerste, de onboarding in het team. Wat in mijn ogen nooit kwaad kan, is om een uitgebreide online meeting in te plannen of gebruik te maken van een ruim tijdsblok in een bestaande meeting om met het nieuwe teamlid kennis te maken. Je kan tijdens deze meeting iedereen vragen zich gewoon voor te stellen, interessanter wordt het als je daarbij ook gebruik maakt van tips en tops over hoe je samenwerkt. Ik geloof dat herhaling geen kwaad kan voor bestaande teamleden.
Een hulpmiddel kan zijn om een gedragsprofiel te gebruiken, verkregen met behulp van een (assessment) test. Zie hieronder een voorbeeld van mijn gedragsprofiel die ik verkregen heb via de Predictive Index®. Top: ik vind het fijn om veel afwisseling in mijn werk te hebben en een tip is daarbij om voorbereid voor de dag te komen, aangezien ik bijvoorbeeld van snel besluiten nemen houd. Een andere persoon kan juist het productiefst zijn in een vertrouwde omgeving en wil graag langere tijd aan één taak werken. Handig om dit van elkaar te weten. Extra tip: benoem tijdens de meeting de punten die je op dat moment het meest belangrijk vindt.
Ten tweede is een onboarding programma van belang, zodat het teamlid ook kennismaakt met andere onderdelen van de organisatie. Als je geluk hebt, is dit al vanuit de organisatie georganiseerd. Daarnaast geef je nieuwe teamlid namen van collega’s die relevant zijn om te leren kennen. Informeel netwerken is erg van belang voor een organisatie.
Je zou mensen in twee groepen kunnen delen: de wat extravertere collega’s en de wat meer taakgerichte introverte collega’s. De extraverte collega’s leren met plezier meer mensen kennen, omdat ze in principe energie krijgen van andere mensen. Om ook de meer taakgerichte collega’s te laten bloeien in hun werk zouden zij in hun onboardingsprogramma baat kunnen hebben bij webinars over vakinhoudelijke onderwerpen.
Ten derde is het voor een nieuwe teamlid heel fijn om een buddy te hebben. Eerder heb ik al gesproken over profielen van een assessment test. Voor een nieuwe teamlid zou ik aanraden om deze te koppelen aan een buddy met ongeveer hetzelfde profiel. Dus als het nieuwe teamlid graag veel details wil weten, dan is het fijn als iemand hem of haar daar mee op weg kan helpen. Let op: voor een geheel team is het juist effectief als ieder zo zijn eigen sterktes heeft. Voor een buddy die je op weg helpt kan het juist plezierig zijn om iemand te begeleiden die hetzelfde denkt. Deze persoon kan ook uitleggen wat de (informele) teamafspraken zijn. Online werkt toch anders dan offline. Dus in het koppelproces kan je ook rekening houden met de plaats waar iemand woont. Dan kan je elkaar wandelend leren kennen tijdens een zogenaamde weeting.
Ten vierde kan je elkaar beter leren kennen door een spel te gebruiken. Zitten er mensen van verschillende culturen in je team dan kan je bijvoorbeeld de Openhartig wereldwijd kaarten gebruiken. Ook vanachter je laptop kan je hier vragen van uitzoeken die je wilt stellen in een online team meeting.
Wat zijn jouw ervaringen?
Ik ben erg benieuwd hoe jouw ervaring is met elkaar leren kennen in een online omgeving en of jullie duidelijke instructies hebben gekregen van uit het management rondom het online werken. Laat het achter in de comments. Als deze instructies onduidelijk waren zou je zo maar in een storming fase terecht gekomen kunnen zijn, waarover meer in de volgende blog.
De volgende blog automatisch ontvangen? Mail mij op info@flowlobby.nl